A scrie un mesaj nu este mare filozofie. Dar, nerespectand anumite reguli elementare, aceasta carte de vizita poate avea efectul unui bumerang prost aruncat. Se va intoarce impotriva expeditorului si efectul va fi contrar celui asteptat. Mai jos sunt cateva recomandari pentru a scrie un e-mail “ca la carte”:
- Alege si foloseste subiectul cu chibzuinta.
- Aceasta este ocazia ta de a transmite un mesaj profesionist despre tine si a lasa o prima impresie extraordinara.
- Alege cu grija cuvintele si asigura-te ca acest rand de deschidere este scris corect ortografic si gramatical.
- Foloseste formule de politete.
- Chiar si dupa ce esti invitat sa te adresezi cuiva pe numele mic, fii precaut cand folosesti prenumele in corespondenta prin e-mail.
- Convinge-te pe deplin ca este in regula ca oricine se intampla sa dea peste acest e-mail sa afle ca te adresezi presedintelui campaniei pe numele mic.
- Include o formula de salut si adresare personala pentru a face mai calda comunicarea prin e-mail.
- Raspunde cu promptitudine.
- Considera comunicarea un domeniu public, in ciuda celor afirmate referitor la confidentialitate.
- E-mailurile pot fi transmise liber, iar acest lucru chiar se intampla.
- Nu folosi corespondenta prin e-mail din comunicarea in afaceri pentru a transmite glume, e-mailuri in lant sau alte fleacuri fara legatura cu afacerile.
- Nu trimite prin e-mail un lucru pe care nu l-ai posta intr-o revista din Times Square; notiuni precum confidentialitatea nu exista.
- Citeste mesajul cel putin de doua ori inainte de a apasa butonul Send.
